Profielbeschrijving: Managementassistent
HR en Organisatie (schaal 6 - PO)
Context
De werkzaamheden worden verricht binnen de Vereniging tot Stichting en Instandhouding van Christelijke scholen te Doornspijk.
Identiteit
Je voelt je hartelijk verbonden aan de (open) christelijke identiteit van de school. Je bent meelevend lid van één van de reformatorische kerken.
Functie
Deze functie speelt een essentiële rol in het ondersteunen van de schoolorganisatie op het gebied van personeelszaken, verzuim, verlof, vervanging en beleidsvoorbereiding. Als managementassistent ben je de verbindende schakel tussen medewerkers, schoolleiding en externe partijen. Je zorgt ervoor dat processen soepel verlopen en dat collega’s kunnen rekenen op een betrouwbare en zorgvuldige ondersteuning.
Functietitel
Managementassistent HR en organisatie
Salarisschaal
Schaal 6 (conform CAO Primair Onderwijs)
Omvang
0,4 fte/ 4 dagdelen is ook bespreekbaar
Werkterrein
Ondersteuning / HRM / beleidsvoorbereiding / communicatie
Rapporteert aan
Directeur-bestuurder
Doel van de functie
De managementassistent ondersteunt de schoolleiding bij administratieve, organisatorische, secretariële en coördinerende werkzaamheden. De functie draagt bij aan een correcte toepassing van de CAO PO, een efficiënte HR-administratie en een soepele personeelsplanning.
Resultaatgebieden en taken
HRM-ondersteuning
- Ondersteunen bij werving & selectie, onboarding en personeelsdossiers.
- Verzorgen van welkomstpakketten en inwerkdocumentatie.
- Aanmaken van nieuwe medewerkers in het HR-systeem (bijv. AFAS).
- Verwerken van personeelsmutaties en arbeidsovereenkomsten.
- Beheren van personeelsdossiers en opleidingsregistraties.
- Opstellen van uitnodigingen en planningen voor functioneringsgesprekken.
- Signaleren van jubilea of dienstverbandverlengingen en voorbereiden van bijbehorende acties.
- Toepassen van de CAO PO gerelateerde administratieve processen zoals werktijdfactoren, functiewijzigingen, etc.).
- Verwerken van een tijdelijke uitbreiding van uren voor een leerkracht.
- Coördineren van communicatie met arbodienst, casemanager, leidinggevende en medewerkers.
- Ondersteunen bij het opstellen van een plan van aanpak in samenwerking met leidinggevende en/of casemanager.
- Signaleren van knelpunten in administratieve processen (m.b.t. HRM) en doen van verbetervoorstellen.
Verzuim- en verlofbeheer
- Verwerken van aanvragen voor verlof (zoals zwangerschap, huwelijk, begrafenis, verhuizing etc.).
- Het registreren van ziek- en herstelmeldingen.
- Coördineren en organiseren van vervanging bij voornamelijk planbaar verlof.
- Controleren van verlofrechten en toepassen van CAO-regels.
- Adviseren van leidinggevende over inzet van vervanging bij langdurig verlof.
- Coördineren van communicatie met arbodienst. (Voorbeeld: plannen van een eerstejaars evaluatiegesprek en bewaken van Wet verbetering poortwachter-termijnen.)
Vervangingsplanning
- Coördineren van vervanging bij ziekte, verlof of scholing.
- Contact onderhouden met invalpools of uitzendbureaus.
- Bijhouden van beschikbaarheid van invalleerkrachten en afstemmen met schoolleiding.
Declaraties en vergoedingen
- Controleren en verwerken van reiskosten-, studiekosten- en overige declaraties.
- Toepassen van fiscale en CAO-regels bij vergoedingen.
- Signaleren van onvolledige of foutieve declaraties en terugkoppeling geven aan medewerkers.
PR en communicatie
- Coördineren van PR-activiteiten bij bijv. open dagen, (buitenschoolse) projecten en ouderavonden.
- Coördineren van oudercommunicatie via nieuwsbrief, ouderportalen, etc.
- Beheren van de schoolwebsite en mediakanalen.
- Vormgeven van communicatie-uitingen in lijn met de huisstijl van de school.
Organisatorische ondersteuning
- Coördineren en plannen van schoolbrede activiteiten en vergaderingen.
- Ondersteunen bij de uitvoering van het schoolplan en de jaarplanning.
Kennis en vaardigheden:
- MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur richting HRM, administratie of managementsupport.
- Kennis van de CAO PO en relevante wet- en regelgeving (zoals WAZO, AVG).
- Ervaring met HR-systemen (zoals AFAS, Youforce) is een pre.
- Vaardig in MS Office en digitale administratie.
- Zelfstandig, nauwkeurig, discreet en communicatief vaardig.
- Pro-actief, planmatig en organisatorisch werken.